Que es un access

Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información

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EXTRUCTURA D EUNA BASE DE DATOS

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS.

Una Base de Datos está compuesta por un conjunto de tablas o archivos. Para una mayor comprensión podemos ejemplificar la siguiente Base de Datos de compras.

ARCHIVO DE PRODUCTOS

Código artículo	Descripción del material	Unidad	Cantidad
1.01.01 1.01.02 1.02.01 2.01.01 3.01.01 4.01.01 4.01.02 4.01.03	CD-ROM RW IDE Disco rígido ATA 66 Disco Flexible de 3 1/2" 1,44 Mbytes Sonido de 16 bit Papel carta para impresora. Pentium II 200Mhz Pentium III 500Mhz Pentium III 800Mhz	Unidad Unidad Caja de 10 Unidad Resma 100 hojas Unidad Unidad Unidad	10 20 20 5 25 7 8 9

ARCHIVO DE PROVEEDORES

Código proveedor	Nombre del proveedor	Teléfono del proveedor	Dirección del proveedor
001 002 003	Inca Tel Infocad Herrera Compusistem	4923-4803 4633-2520 4232-7711	Av. La Plata 365 Doblas 1578 Av. Rivadavia 3558

ARCHIVO DE ORIGEN DE LOS PRODUCTOS

Código proveedor	Código del artículo	Precio
001 002 003 002 001	1.01.01 1.01.01 1.01.01 2.01.01 4.01.03	70,00 80,00 75,00 50 450

Esta Base de Datos contiene información de tres Entidades:

Datos sobre productos (Entidad producto), almacenados en el archivo de PRODUCTOS;
Datos sobre proveedores (Entidad proveedores), almacenados en el archivo PROVEEDORES y;
Datos sobre el origen de los productos (Entidad origen del producto), o sea, los productos son provistos por cada proveedor y viceversa, almacenados en el archivo de ORIGEN DEL PRODUCTO.

La información almacenada en cada uno de estos archivos se conoce con el nombre de Entidad. Por lo tanto una entidad es cualquier persona, cosa o evento, real o imaginario, de interés para la organización y acerca del cual se capturan, almacenan o procesan datos.

Además, cada uno de estos archivos está formado por un conjunto de registros que describe, a través de los atributos o datos (columna), cada entidad en él almacenado. Un atributo es pues, cualquier detalle que sirve para identificar, clasificar, cuantificar o expresar el estado de una entidad.

Todos los registros de un archivo, identificados por las filas de cada tabla, poseen el mismo formato, o sea tienen el mismo conjunto de datos o atributos, identificados por las columnas, que describen a las entidades.

En otras palabras los registros están formados por un conjunto de datos almacenados en los campos de cada atributo; y cada registro debe contener el conjunto de atributos necesarios, para describir completamente cada entidad sobre la cual una organización necesita almacenar y obtener información.

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FUNDAMENTOS DE LA BASE DE DATOS

Fundamentos de bases de datos.

Una base de datos de SQL Server consta de una colección de tablas en las que se almacena un conjunto específico de datos estructurados. Una tabla contiene una colección de filas, también denominadas tuplas o registros, y columnas, también denominadas atributos. Cada columna de la tabla se ha diseñado para almacenar un determinado tipo de información; por ejemplo, fechas, nombres, importes en moneda o números.

Las tablas contienen diversos tipos de controles, como restricciones, desencadenadores, valores predeterminados y tipos de datos de usuario personalizados, que garantizan la validez de los datos. Se pueden agregar restricciones de integridad referencial declarativa (DRI) a las tablas con el fin de asegurar la coherencia de los datos interrelacionados que se encuentran en tablas distintas. Las tablas pueden presentar índices, similares a los de los libros, que permiten localizar las filas rápidamente. Una base de datos también puede incluir procedimientos que utilicen código de programación de Transact-SQL o .NET Framework para realizar operaciones con los datos de la base de datos. Entre estas operaciones se incluye la creación de vistas que proporcionen acceso personalizado a los datos de la tabla o una función definida por el usuario que realice cálculos complejos en un subconjunto de filas.

Por ejemplo, cree una base de datos denominada MyCompanyDB para administrar los datos de su empresa. En la base de datos MyCompanyDB, cree una tabla que se denomine Employees para almacenar información sobre cada empleado. La tabla tiene también columnas denominadas EmpId, LastName, FirstName, Dept y Title. Debe agregar algunas restricciones a la tabla para que no haya dos empleados con el mismo valor de EmpId y que la columna Dept contenga únicamente números válidos correspondientes a departamentos de su empresa.

Defina índices con el fin de localizar rápidamente los datos de un empleado a partir del identificador del empleado o de sus apellidos. Tendrá que agregar una fila de datos a la tabla Employees para cada empleado, por lo que también tiene que crear un procedimiento almacenado denominado AddEmployee. Este procedimiento se personaliza para que acepte los valores de datos para un nuevo empleado y realice la operación de agregar la fila a la tabla Employees. Puede que se necesite un resumen de empleados por departamento. En este caso, defina una vista denominada DeptEmps que combine los datos de las tablas Departments y Employees y genere el resultado. Esta ilustración muestra las partes del MyCompanyDB que se crea.

Una instancia de SQL Server admite muchas bases de datos. Cada base de datos puede almacenar datos interrelacionados o sin relacionar procedentes de otras bases de datos. Por ejemplo, una instancia de SQL Server puede tener una base de datos que almacene datos del personal y otra que almacene datos relacionados con los productos. Por otra parte, puede utilizarse una base de datos para almacenar datos acerca de pedidos actuales de los clientes y otra base de datos relacionada puede almacenar pedidos anteriores de los clientes que se utilicen para la elaboración de los informes anuales.
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Objetos de la base de datos

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic
6. Conceptos básicos de una base de datos
Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripción de un campo, permite aclarar información referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargaramos en dicho campo, esta puede ser:

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255
Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
Numérico: para introducir números
Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora
Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario
Autonumérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido
Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web
Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.
Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera ágil y organizada.

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Formatos de access

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Formato de archivo	Extensión
Proyecto Access protegido	.ade
Proyecto Access	.adp
Plantilla de proyecto Access	.adn
Base de datos Access (2007)	.accdb
Base de datos Access Runtime (2007)	.accdr
Plantilla de Base de datos Access virgen (2007)	.accdt
Base de datos Access (2003 y anterior)	.mdb
Base de datos Access, used for addins (2,95,97), previously used for workgroups (2).	.mda
Plantilla de Base de datos Access (2003 y anterior)	.mdn
Access Add-in Data (2003 y anterior)	.mdt
Access Workgroup, database for user-level security.	.mdw
Access (SQL Server) detached database (2000)	.mdf
Protected Access Database, with compiled VBA (2003 y anterior)	.mde
Protected Access Database, with compiled VBA (2007)	.accde
Windows Shortcut: Access Macro	.mam
Windows Shortcut: Access Query	.maq
Windows Shortcut: Access Report	.mar
Windows Shortcut: Access Table	.mat
Windows Shortcut: Access Form	.maf

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